Van een veilingsysteem dat op één persoon leunde naar een modern platform waar je hele team mee vooruit kan

Herken je dit? Je systeem draait, maar er is eigenlijk maar één iemand die precies weet hoe alles werkt. Gaat die persoon met vakantie of valt hij weg, dan staat je proces stil. Bij Veilinghuis Peerdeman was dat precies het geval. Het oude systeem draaide op de kennis van één medewerker, en veel werk ging nog volledig handmatig.

Peerdeman is een gecertificeerd veilinghuis in Utrecht, al bijna 20 jaar gespecialiseerd in kunst, antiek en design, met bieders over de hele wereld. Vier tot vijf keer per jaar houden ze een veiling van een paar duizend loten, verdeeld over series als goud en zilver, kunst en antiek. Zo'n veiling loopt twee weken, met op de slotdag sluitingen per uur.

De vraag was helder: hoe zorg je dat dit veilingsysteem ook in 2026 nog past bij hoe je werkt? Niet met een snelle reparatie, maar met een platform dat toekomstbestendig is en door je hele team te bedienen valt.

Het knelpunt zat niet bij je mensen, maar bij een systeem dat te veel handwerk vroeg en te veel op één specialist leunde. Daarom is er niet zomaar een nieuw pakket over de schutting gegooid. In wekelijkse sessies is er samen aan tafel gezeten om je proces van begin tot eind te begrijpen. Steeds met dezelfde vraag: je doet het nu op deze manier, maar werkt het niet beter zo?

Vanuit die adviserende rol is er naar drie dingen gekeken: de look and feel, de techniek voor de komende jaren, en de interne processen. Wat daaruit kwam, is doorgevoerd in een volledig vernieuwde beheerdersomgeving.

Een paar voorbeelden. Je uploadt nu al je loten in één keer, in plaats van stuk voor stuk. Foto's koppelen automatisch aan het juiste lotnummer op basis van een code, dus geen los sleepwerk meer met zeven foto's per lot. Met één knop deel je alle loten automatisch in de juiste series in. En productbeschrijvingen vertaalt het systeem automatisch met AI, zodat je internationale bieders in hun eigen taal bereikt.

Ook je mailings gaan nu vanzelf. Waar je vroeger handmatig in kleine batches moest versturen, uit angst om de server te overbelasten, regelt het systeem dat nu voor je.

Bij Peerdeman leunde het oude veilingsysteem te veel op één persoon en op handwerk. Samen is er, vanuit een adviserende rol en veel sessies aan tafel, een platform op maat gebouwd, dat past bij hoe je werkt.

Import, foto's en categorisering gaan nu grotendeels automatisch, en je hele team kan ermee overweg. Voor je bieders is het prettiger met real-time updates en een eenvoudige aanmelding. Zo staat er een betrouwbaar platform dat meegroeit met je veilinghuis.